IFAS İSTANBUL A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

1. Giriş

IFAS İSTANBUL A.Ş. (IFAS yada Şirket yada Biz) 07.04.2016 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak 07.10.2016 tarihi itibariyle tüm hükümleriyle yürürlüğe giren “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu”na (KVKK ya da Kanun) tam uyumun sağlanması için gerekli olan hassasiyeti en üst düzeyde göstermektedir. Bu kapsamda kişisel verilerin de hukuka uygun olarak işlenmesini ve korunmasını önemsemekte ve öncelikleri arasına almaktadır. İşbu sebeple IFAS, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması faaliyetlerine ilişkin olarak sizleri şeffaf bir şekilde bilgilendirmek adına “Kişisel Verilerin İşlenmesi Ve Korunması Politikası”nı (Politika) hazırlamıştır.

2. Politika’nın Amaç ve Kapsamı

İşbu Politika, kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin olarak IFAS tarafından kişisel verisi işlenen EK-1’de listesi yer alan ilgili kişilere açıklamalarda bulunmak amacıyla hazırlanmış olup, bu kapsamda kişisel verileri IFAS tarafından işlenen işbu ilgili kişiler, hangi kişisel verilerinin, hangi amaçla işlendiği, bu verilerinin hangi amaçlarla kimlere aktarılabileceği, kişisel verilerinin korunmasına yönelik hangi idari ve teknik tedbirlerin alındığı, kişisel verileri üzerinde sahip olduğu hakların neler olduğu ve bu haklara yönelik taleplerine ilişkin başvuru yöntemleri ve diğer hususlarda bilgilendirilmektir. Bu şekilde Şirket tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin işlenmesi ve korunması faaliyetlerinde mevzuata tam uyumun sağlanması ve işbu ilgili kişilerin kişisel verilerine dair mevzuattan kaynaklanan tüm haklarının korunması hedeflenmektedir. IFAS çalışanlarının, stajyerlerinin ve hissedar/ortaklarının kişisel verilerinin işlenmesi ve korunması faaliyetlerine ilişkin bilgilendirme “Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesi Ve Korunması Politikası”nda yer almaktadır.

3. Tanımlar

İşbu Politika’da yer alan tanımlar aşağıdaki gibidir:

• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
• Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
• Anonim Hâle Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
• İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi, (işbu Politika kapsamında çalışanlar, stajyerler ve hissedar/ortaklar haricinde IFAS tarafından kişisel verisi işlenen EK-1’de listesi yer alan kişileri)
• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
• Özel Nitelikli Kişisel Veri (ÖNKV): Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
• Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
• Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
• Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu,
• Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.

Bu Politika’da yer almayan tanımlar için Kanun’daki ve ikincil düzenlemelerdeki tanımlar geçerlidir.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel İlkeler

KVKK’nun 4. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi için uyulması gereken genel ilkeler düzenlenmektedir. IFAS, kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında öncelikli olarak aşağıda açıklanan işbu genel ilkelere uygun şekilde hareket etmektedir.

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: IFAS, her türlü kişisel veri işleme sürecinde yürürlükte bulunan mevzuata uygun şekilde hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.

Doğru ve gerektiğinde güncel olma: IFAS, sizlerin kişisel verilerinin doğru ve güncel duruma uygun olması için gerekli tedbirleri almakta, güncellenmesi için olanak sağlamakta ve verilerin veri tabanlarına doğru şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri almaktadır. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: IFAS, kişisel veri işleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve sözkonusu amaçlara ilişkin olarak sizleri aydınlatma metinleri aracılığıyla açık bir şekilde bilgilendirmektedir.

İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: IFAS tarafından kişisel veriler, temin edildikleri sırada sizlere bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.

İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: IFAS kişisel verilerinizi yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza etmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve şirket prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise veriler, “IFAS ISTANBUL A.Ş. Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası” (Politika) doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte ve anonim hale getirilmektedir.

5. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

KVKK’nın 5. maddesinde kişisel verilerin işlenme şartları, 6. maddesinde ise özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları düzenlenmektedir. KVKK işbu maddelerde yazılı hallerde ilgili kişinin açık rızası olmasa dahi kişisel verilerin işlenebilmesini öngörmüş ve bu işlemenin de hukuka uygun olmasına imkan tanımıştır. Bu işlenme şartları kişisel verinin özel nitelikli kişisel veri olup olmamasına ya da özel nitelikli kişisel veriler arasından sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veri olup olmamasına göre değişmektedir. Özel nitelikli kişisel veriler bireyler arasında ayrımcılık potansiyelini barındıran, başkaları tarafından öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağduriyetine sebebiyet verebilecek olan verilerdir ve KVKK bu verilerin işlenmesinde Kurul tarafından belirlenecek yeterli önlemlerin alınmasını şart koşmuştur.

KVKK m.5/2 ve KVKK m. 6/3 hükümlerinde düzenlenen açık rıza aranmaksızın kişisel verilerin işlenebileceği haller aşağıda olup, IFAS, öngörülen işbu durumların haricinde açık rızanıza istinaden kişisel verilerinizi işleyebilmektedir.

KVKK m. 5/2’ye göre aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde açık rıza aranmaksızın kişisel verilerin işlenmesi mümkündür:

• a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
• c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

KVKK 6/3’e göre aşağıdaki durumlarda Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla açık rıza aranmaksızın özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi mümkündür:

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

6. Kişisel Verilerin Yurt İçine Ve Yurt Dışına Aktarılma Şartları

KVKK’nın 8. maddesi kişisel verilerin yurt içindeki 3. kişilere, 9. maddesi ise yurt dışındaki 3. kişilere aktarılması hususlarını düzenlemektedir.

KVKK’nın 8. maddesine göre kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla, kişisel veriler ilgili kişinin rızası olmaksızın ancak a) KVKK m.5/2, b) yeterli önlemler alınmak kaydıyla KVKK m. 6/3 hükümlerinde yer alan şartlardan birinin varlığı halinde yurt içindeki 3. kişilere aktarılabilecektir.

KVKK’nın 9. maddesine göre ise kişisel veriler açık rıza aranmaksızın ancak KVKK m.5/2 ile KVKK m. 6/3 hükümlerinde yer alan şartlardan birinin varlığı ve kişisel verilerin aktarılacağı ülkede; a) Yeterli korumanın bulunması, b) Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurulun izninin bulunması, kaydıyla yurt dışına aktarılabilir.

7. Toplama Yöntemleri ve Toplanan Kişisel Verileriniz

Kişisel verileriniz IFAS tarafından, sayılanlar ile sınırlı olmamak üzere; görüşmeler sırasında sözlü olarak yada elden yada elektronik posta yoluyla yada sosyal medya üzerinden ilettiğiniz/paylaştığınız bilgiler/belgeler üzerinden bizzat tarafınızdan ve/veya işvereniniz olan tedarikçilerimizden ve/veya işvereniniz olan müşterilerimizden, ve/veya kamuya açık alanlardan ve/veya işvereniniz olan basın yayın kuruluşlarından ve/veya network sağlayıcı tedarikçimizden ve/veya aile üyeniz/yakınınız çalışanımızdan, yine tedarikçimiz seyahat acentelerinden ve/veya internet erişimine kayıt için elektronik ortamda sunulan kayıt ekranı, kablosuz internet bağlantısı kanallarıyla ve/veya görüntü kaydedici cihazlar vasıtasıyla fiziki ve elektronik ortamlar aracılığıyla ve diğer fiziki ve elektronik ortamlar aracılığıyla otomatik ve otomatik olmayan yollarla toplanmakta ve toplanan kişisel verileriniz IFAS’dan talep ettiğiniz ürün hizmete, IFAS tarafından yürütülecek faaliyetler ve kanuni yükümlülüklere göre değişmektedir. Toplanan kişisel veri kategorileri ve ilgili veri kategorilerinin açılımları işbu Politika’nın ekinde (EK-2) yer almaktadır. Kişisel verisi işlenen ilgili kişiye göre işbu kişisel veri kategorileri içerisinde yer alan bilgiler değişiklik gösterebilmektedir.

8. Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız

Elde edilen kişisel verileriniz IFAS tarafından KVKK’da öngörülen genel ilkelere uygun olarak; KVKK’nın 5 ve 6. maddelerinde belirtilen işleme şartları dahilinde EK-3’de sayılan amaçlar ile işlenmektedir.

9. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

IFAS kişisel verilerinizin 3. kişilerle paylaşılması hususunda, diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla KVKK’da düzenlenen şartlara uymakta, kişisel verilerinizi KVKK’da öngörülen şartlar haricinde açık rızanız temin edilmeksizin 3. kişilerle paylaşmamaktadır.

Bu çerçevede IFAS tarafından hukuka uygun olarak işlenen kişisel verileriniz; aşağıda EK-4’de belirtilen alıcı gruplarına KVKK’nın 8 ve 9. maddelerinde belirtilen işleme şartları çerçevesinde aktarılabilmektedir.

Kişisel verilerinizin paylaşıldığı bu durumlarda IFAS verilerin paylaşıldığı tarafın bu Politika’da yer alan kurallara ve mevzuatta yer alan hükümlere uygun şekilde işleme ve aktarım faaliyetinde bulunması için gerekli önlemleri alır.

10. Kişisel Verilerinizin Saklanması

Şirketimiz tarafından Kanun ve diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimizin resen vermiş olduğu karar veya talebinize istinaden silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Şirketimiz, kişisel verilerinizin saklama sürelerini belirlerken yürürlükte bulunan mevzuatı ve işleme faaliyetine konu olan kişisel verilerinizin işleme amaçlarını gözönünde tutarak tespit yapmaktadır. Bu kapsamda kişisel verilerinizin işleme faaliyetine ilişkin yasal yükümlülükler ile ilgili zamanaşımı süreleri sözkonusuysa mutlaka dikkate alınmaktadır. Kişisel veri işleme amacının ortadan kalkması halinde ise, kişisel verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte, yok edilmekte ve anonim hale getirilmektedir. Detaylı bilgi IFAS’ın, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptığı “IFAS Istanbul A.Ş. Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası”nda mevcuttur.

11. Sahip Olduğunuz Haklarınız Ve Bu Hakların Kullanılması

KVKK’nun 11. maddesine göre ilgili kişi olarak;

• a) Kişisel verinizin şirketimiz tarafından işlenip işlenmediğini öğrenme,
• b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• e) KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• f) d) ve e) bentlerinde yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı 3. kişilere bildirilmesini isteme,
• g) Kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkması durumunda itiraz etme,
• ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle herhangi bir zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bahsi geçen bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi iletmek için “IFAS Istanbul A.Ş. Kı̇şisel Verı̇lere İlişkin İlgili Kişi Başvuru Formu”nu doldurarak, başvuru formunda belirtilen usullerden biriyle iletmeniz durumunda talebiniz mümkün olan en kısa sürede ve her halükarda Kanun’da öngörülen süre içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Başvurunuzun incelenmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin işlemin bir maliyeti gerektirmesi halinde Artı Kurul tarafından belirlenen ücreti alabilecektir.

Sizin adınıza 3. kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için sizler tarafından, başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekaletnameniz bulunmalıdır.

Şirketimiz başvuruda bulunan kişinin siz olup olmadığını tespit etmek adına sizlerden bilgi talep edebilecek başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, size başvurunuz ile ilgili sorular yöneltebilecektir.

12. Verilerinizin Güvenliği İçin Aldığımız Tedbirler

IFAS, kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilerinize hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik makul teknik ve idari önlemleri almakta, bu kapsamda Kurum’un internet sitesinde yayımlanan “Kişisel Veri Güvenliği Rehberi”nde belirtilen ve ayrıca Kurul’un 31/01/2018 tarih 2018/10 sayılı “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler İle İlgili Kararı”nı (Karar) dikkate almaktadır. IFAS tarafından alınan teknik ve idari tedbirler EK-5’te yer almaktadır.

13. Güncelleme ve Değişiklikler

IFAS kişisel verilerin korunması hakkındaki uygulamalar ve yasal düzenlemeler hakkında güncel bilgiler sunmak amacıyla işbu Politikada değişiklik yapma hakkını saklı tutmaktadır. Yapılan değişiklikler işbu Politika’nın ekinde (EK-6) yer almaktadır.